Die Mitwirkungsmöglichkeiten in der VHS Jülich sind in der Satzung für die Volkshochschule der Stadt Jülich geregelt. Die Satzung wurde mit Wirkung vom 1.4.2005 neu gefasst. Dabei wurden einige wesentliche Änderungen vorgenommen.

Die Volkshochschulkonferenz wird gestärkt. Sie findet mindestens einmal jährlich statt, diskutiert wesentliche Angelegenheiten der VHS und beschließt Empfehlungen an den Leiter der VHS und/oder den Träger.

Jeder Kurs kann für die Dauer eines Jahres eine/n Kurssprecher/in wählen (bislang nur Kurse ab 10 Veranstaltungstermine) und in die einmal jährlich stattfindende Sprecherversammlung entsenden. Diese hat die Aufgabe, Angelegenheiten der Teilnehmenden zu diskutieren und diese über eine/n zu wählenden Kurssprechervertreter in die VHS-Konferenz einzubringen.

Auch alle Kursleitenden treten einmal jährlich zu einer Versammlung zusammen, nutzen diese als Diskussionsforum und entsenden eine/n gewählten Vertreter/in in die VHS-Konferenz.

Gemäß der Satzung für die Volkshochschule der Stadt Jülich findet die Versammlung der Teilnehmervertreter statt am Freitag, 23.04.2010, 18:00 Uhr, VHS, Altes Rathaus, die der Kursleitenden zum gleichen Termin um 19:00 Uhr.

Über diese formale Mitwirkungsstruktur hinaus steht natürlich allen, Teilnehmenden wie Kursleitenden, der direkte Weg zur Fachbereichsleitung oder zum Leiter der VHS offen, um Anliegen vorzubringen.Dies ist persönlich möglich oder über das formular unter "Anliegen und Beschwerden". Außerdem kann sich jede/r an das Beschwerdemanagement der Stadt Jülich, Ansprechpartnerin Frau Gatzen, wenden.